Medarbetarsida

Intern information för våra grupper

På denna sida samlar vi information som rör arbetet vid Pufendorfinstitutet för våra Teman och Advanced Study Groups.

Med anledning av det pågående coronavirusutbrottet, COVID-19, råder särskilda förhållningsregler för vistelse på Pufendorfinstitutet.
Läs mer om våra särskilda förhållningsregler

Om ni inte hittar svaret ni söker eller har fler frågor, kontakta vår administratör Gisela Ferré Aramburu som kan ge snabb återkoppling och dirigera ärendet vidare.

Informationen är uppdelad inom följande områden

Ekonomi: för svar om kostnadsram, budget och lönekontering samt gästforskare, faktureringsadress och utlägg.

Evenemang: för svar om catering, Facebookevenemang, kalendarium och lokalbokning.

Kommunikation: för svar om LUCRIS, press/media, sociala medier och trycksaker.

Lokaler: för svar om låssystem, lokaler, parkering och säkerhet.

Ekonomi

Budget

Teman och ASGn har fått en budget godkänd av styrelsen för Pufendorfinstitutet som en kostnadsram. Detta innebär att inga medel betalas ut, som ordinarie forskningsmedel görs, utan all ekonomisk administration sköts av institutet.

Temamedlemmar får sin lön konterad på Pufendorfinstitutet och detta sköts mellan heminstitutionens och Pufendorfinstitutets ekonom.

Övriga budgetposter och förändringar i budget ska godkännas och planeras med institutets personal.

Kostnadsramen upphör på sista terminsdagen vid gruppens avslut och eventuell återstående summa återgår till institutet.

Gästforskare

Teman har möjlighet att inbjuda en internationell gästforskare för arbete vid institutet med gruppen. Förutsättningen är att forskaren har spetskompetens i särskilt behov för gruppens arbete och att dennas huvudsakliga forskargärning, och nuvarande vistelse, är utanför Sverige. Vidare ska forskaren ha möjlighet att arbeta heltid minst en månad men gärna mer, dock maximalt 3-4 månader, på plats jämte gruppen.

Gruppen ska ha en muntlig överenskommelse med gästforskaren och skicka en nominering med alla väsentliga uppgifter till institutet en termin före förmodad vistelse.

Gästforskaren anställs vid institutet, som även hanterar frågor om lön, kontrakt, bostad, resa och försäkring. Kostnaden ligger utanför gruppernas kostnadsram och administreras av institutet.

Faktureringsadress

Ange alltid vår faktureringsadress med kostnadsställe 859536 och Gisela Ferré Aramburu som granskare:

Lunds universitet
Pufendorfinstitutet, kstn 859536
Gisela Ferré Aramburu
Box 188
221 00 Lund

Glöm inte att skicka en specifikation efter beställning där du anger vilken grupp det gäller samt vilken catering ni valde, vad ni beställde och kostnaden för att underlätta granskning av fakturan.

Resor och utlägg

I första hand ska gruppen sköta resebeställningar själva med den upphandlade leverantören Via Egencia. Ring eller mejla:

Telefon: +46 40 608 57 50
E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

Läs mer om att boka resor på medarbetarwebben

Alla resor och utlägg ska faktureras Pufendorfinstitutet.
Se vår faktureringsadress på sidan

I de fall kostnader behöver göras via utlägg ska dessa inte belasta en gäst eller gästforskare utan alltid en gruppmedlem anställd via LU. I dessa fall kan utläggsersättning sökas som vanligt via Primula.
Se vår lathund om att söka ersättning för utlägg (PDF, 501KB, ny flik)

Evenemang

Alla evenemang som arrangeras av Pufendorfinstitutets grupper ska koordineras och planeras i samarbete med Pufendorfinstitutets personal i god tid.

Allmänna tips för dig som ska arrangera möten och konferenser på Lunds universitet

Catering

Grupperna uppmuntras sköta cateringbeställningar själva. Om du tittar i Proceedo/Lupin så finns där alla upphandlade leverantörer av fika och mat, samt formulär direkt på sidan för att beställa, ni kan också beställa via e-post och telefon.

Glöm inte att skicka en specifikation till institutet efter beställning, där du anger vilken grupp det gäller samt vilken catering ni valde, vad ni beställde och kostnaden för att underlätta granskning av fakturan.

Deltagarlista med tillhörighet (institution och universitet) och program för aktiviteten skickas senast en vecka i efterhand.

Det statliga reglementet och LUs regler för förtäring ska alltid följas

Se Lathund för representation (PDF, 167kB, ny flik)

Evenemang på Facebook

Vi hjälper gärna till att skapa ett evenemang på Pufendorfinstitutets Facebooksida för aktiviteter som vänder sig till en bredare målgrupp. Dessa kan administreras både av er själva och av Facebooksidans administratör.

Besök Pufendorfinstitutets Facebooksida

Kalendarium

För att lägga in evenemang i Pufendorfinstitutets kalendarium skicka datum, tid, sal, titel, talare samt en kort beskrivande text på svenska och engelska till oss i god tid. Ange även om det är ett slutet eller öppet evenemang och om det ska upp på LUs kalendarium.

Lokalbokning vid evenemang

Vi ser gärna att grupperna håller sina möten och evenemang i huset i första hand. Skicka en förfrågan till vår lokalbokningsmejl på lokalbokning [at] pi [dot] lu [dot] se. Om en lokal inte är tillgänglig på önskat datum, eller av andra skäl olämplig för ert arrangemang, kontakta institutet

Kommunikation

Lunds universitets forskningsportal (LUCRIS)

Alla Teman och ASGn ska läggas in som projekt i universitetets forskningsportal. Koordinatorn ansvarar för att lägga in sitt respektive Tema eller ASG.

I vår guide kan du läsa om hur du går tillväga för att lägga in ditt Tema eller din ASG.
Pufendorfinstitutets guide för att lägga in projekt i LUCRIS (på engelska)

Till forskningsportalen

Har du generella frågor kring LUCRIS var vänlig kontakta LUCRIS supporten på servicedesk [at] lu [dot] se.

Press/media

Ta gärna del av Lunds universitets:

Generella tips och råd för kontakt med media 

Lathund för att skriva pressmeddelande

Sociala medier

Följ gärna Pufendorfinstitutet på sociala medier för att ta del av nyheter, evenemang och intressant material från våra Teman och ASGn. Vill ni ha rådgivning, tips och stöd gällande sociala medier kontakta oss.

Pufendorfinsitutet i sociala medier:

Facebook: https://www.facebook.com/pufendorfinstitutet/

Twitter: PufendorfIAS_LU(@PufendorfL)

Youtube: The Pufendorf IAS_LU

LinkedIn The Pufendorf IAS_LU

Trycksaker och Grafiskt material

Institutet har särskilda mallar som följer LUs grafiska profil och hjälper gärna till med utformning av trycksaker.

Läs mer om Lunds universitets grafiska profil på medarbetarwebben

Läs mer om mallar och trycksaker på Mediatryck

Pufendorfinstitutets lokaler

I början av terminen lägger vår vaktmästare behörighet på era kort i vårt låssystem så att ni kan komma in i huset. Detta gäller även ert Temakontor, som endast Temamedlemmar och personalen i kansliet kan komma in till, detta är ert kontor under hela Temaperioden alla dagar i veckan. För att kortet ska fungera måste man aktivera sitt kort varje morgon med aktiveringsdosan som finns på bottenvåningen på samma vägg som tavlan med Samuel Von Pufendorf.

För mer information om våra lokaler se Lokaler och uthyrning

Se även information om särskilda förhållningsregler i lokalerna under Coronapandemin

Parkering

På Pufendorfinstitutets baksida finns ett antal parkeringsplatser till institutets förfogande. Dessa kan nyttjas av gruppernas deltagare och gäster vid arbete på institutet men särskilt tillstånd måste inhämtas hos institutets vaktmästare, Dardan Mustafa.

Cykelparkering finns intill bilparkeringen bakom institutet samt på framsidan mot Biskopsgatan.

Säkerhet

Samtliga Temadeltagare får en säkerhetsgenomgång vid introduktion till huset med brandgenomgång. Nödutgångar finns genom Temarummet på andra våningen samt genom båda entréerna på bottenvåningen. Samlingsplats är på framsidan av institutet.

Institutet är låst och behörighet för att komma in får man av vår vaktmästare på sitt LU-kort. Fönster är larmade så vänligen se till att ni stänger dessa innan ni går om ni öppnat för vädring. Vid nödläge går det alltid att komma ut genom entréerna utan att trycka på låsknappen genom att dra i nödhandtaget. Finner ni att säkerhetsbeslaget på nödhandtaget är trasigt, eller skulle ni eller en gäst råka dra i detta, vänligen informera vaktmästaren.

All övrig felanmälan görs till vår vaktmästare.

Kontorstider

Vid frågor och funderingar hör gärna av er direkt till kansliet på plats, söker ni någon som arbetar på distans så är vi alltid tillgängliga via e-post och har följande telefontider:


Tisdag kl. 13-15
Övriga dagar kl. 9-11.

Kontakta oss

Ann-Katrin Bäcklund, föreståndare
ann-katrin [dot] backlund [at] pi [dot] lu [dot] se
+46-(0)70-221 51 00

Eva Persson, koordinator
eva [dot] persson [at] pi [dot] lu [dot] se
+46-46-222 62 03

Gisela Ferré Aramburu, administratör
gisela [dot] ferre_aramburu [at] pi [dot] lu [dot] se
+46-46-222 62 06

Cecilia von Arnold, kommunikatör
cecilia [dot] von_arnold [at] rektor [dot] lu [dot] se
+46-46-222 82 53

Dardan Mustafa, vaktmästare
dardan [dot] mustafa [at] service [dot] lu [dot] se
+46 46 222 62 02

Malin Persson, ekonom
malin [dot] persson [at] sam [dot] lu [dot] se
+46-46-222 48 26